Hệ thống quản lý là một kết cấu các quá trình và quy trình để đảm bảo rằng một tổ chức có thể thực hiện tất cả các nhiệm vụ cần thiết nhằm đạt được mục tiêu của mình. Bạn chỉ cần nhớ 3 cụm từ khóa: quá trình/quy trình, nhiệm vụ và mục tiêu. Một doanh nghiệp cần biết họ có các quá trình chính nào cần kiểm soát chặt, vì luôn có quá nhiều các quá trình trong doanh nghiệp nên cần xác định các quá trình chính và viết lên các quy trình để kiểm soát được các quá trình đó. Các quy trình xác định các bước cần thực hiện nhằm điều hướng hành vi con người chuẩn mực ngay từ đầu vì con người luôn có xu hướng sai, nếu không có các quy trình đó mỗi người sẽ thực hiện các công việc theo cách thức khác nhau. Thêm nữa, họ cần được phân vai (nhiệm vụ) một cách phù hợp và rõ ràng tránh chồng chéo, các Doanh nghiệp không có hệ thống quản lý, nhân sự lẫn lộn các phần việc của mình và thiếu hiệu suất, không tồn tại sơ đồ tổ chức rõ ràng hay mô tả công việc cho từng vị trí. Trên tất cả, Doanh nghiệp cần đặt mục tiêu của mình rõ nét, từ mục tiêu ngắn hạn trung hạn dài hạn đến chiến lược, tầm nhìn và sứ mệnh. Nhiều Doanh nghiệp Việt hoàn toàn không có mục tiêu trong vận hành nên tồn tại dặt dẹo và yếu ớt.

Một hệ thống quản lý cần xây đủ bốn cột: hệ thống quản lý chất lượng, môi trường, an toàn và sức khỏe. Các doanh nghiệp Việt Nam luôn sai lầm ở việc chỉ tập trung vào chất lượng, chuẩn xác rằng không có chất lượng, không có gì cả và khách hàng không bao giờ tìm đến hoặc ở lâu. Mở doanh nghiệp ra không đảm bảo được chất lượng cho sản phẩm/dịch vụ của mình không coi nó là trên hết chỉ nghĩ bao lâu thu được tiền vốn và có lãi thì không bao giờ Doanh nghiệp đó tồn tại lâu. Nhưng không nghĩ đến được Môi trường, Sức khỏe an toàn cho người lao động và Trách nhiệm với Cộng đồng thì Doanh nghiệp đó phát triển không bền vững.
ISO 9001/14001/45001 xây dựng cho 4 cột của hệ thống quản lý nói trên, và nó chỉ đưa ra các yêu cầu căn bản (nhưng thực sự rất trọn vẹn) dựa trên nền tảng là các THỰC HÀNH TỐT về quản lý của các Tập đoàn lớn và thành công trên thế giới. Nó đưa ra nền căn bản để tất cả các loại hình doanh nghiệp nhỏ hay lớn đều theo được, vậy nên sẽ có Doanh nghiệp áp dụng cao cấp hơn ISO nhiều (ví dụ: các Tập đoàn lớn hay các doanh nghiệp đã có xuất hiện phòng Cải tiến CI/ Tối ưu vận hành/Quản lý sự thay đổi… thường sẽ có nguồn lực và hướng tại chạy cao hơn ISO). Vậy nên, xin bạn đừng coi ISO là cái gì đó rất cao cấp hay chỉ coi nó là tờ giấy để dán đẹp trên tường làm năng lực cạnh tranh. Tại Việt Nam, các Doanh nghiệp Việt đều gặp 1 vấn đề là yếu về quản lý, tại trường học đã không được dạy đến khi đi kinh doanh mọi người càng hổng kiến thức. Một người nắm được hệ thống quản lý ISO là may mắn vì toàn bộ kiến thức về quản lý tồn tại hiện hành đều sẽ nằm đâu đó trong tiêu chuẩn (có thể không sâu) và đã xuất hiện các công cụ quản lý nhất định trong tiêu chuẩn. Vậy nên bạn sẽ có kiến thức trọn vẹn và chung nhất, còn muốn sâu một mảng nào đó bạn cần nghiên cứu và học thêm nhưng bạn đang may mắn hơn phần lớn người Việt. Nếu là một công dân tại các quốc gia tiên tiến, có thể dễ dàng thấy rằng họ có kiến thức nền tảng về quản lý chung khá tốt, nên khi tiếp cận ISO với họ khá đơn giản và họ tự tích hợp tất cả các quá trình trong doanh nghiệp và xây hệ thống theo ISO rất nhanh. Người Việt chúng ta cần thời gian hơn, bạn có sẵn lòng từng bước với tôi không.?
Whiteswan (Thoa Tran)